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FAQs

 

Inhalt

Klarstellungen zu wichtigen Aspekten von VEMAGS
Leistungsumfang

Alle Rollen (Antragsteller, Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde, Verwaltungshelfer, Anhörungsbehörde, Anzuhörende Stelle [Straßenverkehrsbehörde, Straßenbaulastträger und Polizei] sowie die kontrollierenden Behörden [Polizei und BAG]) werden in Ihrer Arbeit durch das VEMAGS Verfahrens-Modul unterstützt. Weitere Produkte zur Aufgabenerledigung sind abgesehen von einem Internetzugang (plus Browser) nicht erforderlich. Für Antragsteller bedeutet dies, dass sie mit VEMAGS Anträge an die zuständigen unteren Straßenverkehrsbehörden übermitteln können und dabei durch einen Routenplaner, ein Vorlagensystem etc. unterstützt werden. Die Stammdaten müssen hierzu nur einmal erfasst werden. Es besteht die Möglichkeit, sich auf bereits beschiedene Anträge zu beziehen oder auch abgespeicherte Teile eines Antrages oder ganze Anträge in die neue Antragsmaske zu übernehmen. Es war bereits bei der Konzeption des Systems unser Bestreben, das System für alle Nutzer so komfortabel wie möglich zu gestallten. Dazu gehört natürlich auch, die vom Antragssteller einsetzbaren Fahrzeuge (inkl. ihrer Bestandteile und Kfz-Kennzeichen) im Verfahrensmodul verwalten zu können.

Nutzung der Dienste und Zugang zum System VEMAGS (inkl. Signatur)

Um das VEMAGS Verfahrens-Modul nutzen zu können, genügt ein Internet-Zugang. Wenn man die elektronischen Karten zur Erfassung des Fahrtweges nicht nutzen möchte, reicht sogar ein 56k-Modem als Zugangs-Bandbreite aus. Die Antragsteller und Behörden werden, wenn sie uns als Systemnutzer bekannt sind, aktiv von uns angesprochen, ob sie VEMAGS nutzen möchten. Natürlich können alle potentiellen VEMAGS-Nutzer gerne hierzu mit dem Projekt VEMAGS in Kontakt treten. Eine Aufnahmegebühr gibt es weder für Antragsteller, noch für Behörden.
Optional können die Verfahrensbeteiligten ihre Anträge, Stellungnahmen oder Bescheide qualifiziert elektronisch unterschreiben. Dies ist jedoch nur eine Option und keine Zugangsvoraussetzung, um das System VEMAGS nutzen zu können.

Schnittstellen zu den so genannten Vorsystemen

Zusammen mit der Bundeswehr und dem Softwarepartner Steria Mummert Consulting wurde eine auf XML basierende Schnittstelle entwickelt. Diese heißt Xvemags. Dadurch dass die hohen Sicherheitsanforderungen der Bundeswehr an ein über das Internet abgewickelte Verfahren erfüllt werden, sind auch die wirtschaftlichen Interessen der anderen Antragsteller erfüllt. Wir respektieren sehr wohl, dass Fahrtwege das Betriebsgeheimnis und -kapital der Antragsteller sind. Rechtzeitig vor dem bundesweiten Produktivstart wurde der “Bauplan” der Schnittstelle öffentlich und frei zugänglich über die OSCI-Leitstelle in Bremen bekannt gemacht, damit die Hersteller von Vorsystemen ihren Teil der Schnittstelle rechtzeitig programmieren konnten und somit ein Datenaustausch über die einheitliche XML-Schnittstelle Xvemags zwischen Vorsystemen und VEMAGS ermöglich wird. Die Schnittstelle Xvemags existiert in drei Varianten. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der gesonderten Rubrik “Xvemags”.

Vorteile für Antragsteller

Eine hohe Projektmotivation stellt für uns und alle über VEMAGS informierten Verfahrensbeteiligten die Tatsache dar, dass die Zeit- und Kostengewinne der Antragsteller gleichzeitig die Zeit- und Kostengewinne der beteiligten Behörden sind und umgekehrt. Bereits heute nutzen die Antragsteller den Computer als bessere Schreibmaschine, um ein Fax bei der zuständigen Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde zu produzieren. Indem über VEMAGS die Antragsdaten den angebundenen Behörden (und ausschließlich diesen) zur Verfügung gestellt werden, sparen jede dieser Behörden die redundante Erfassung ein. Ohne Medienbrüche werden somit auch Erfassungsfehler eliminiert. Neben diesem Zeitgewinn stellen mit dem heutigen Faxverfahren die Liege- und Verwaltungszeiten der Antragsdokumente die größten Zeitdiebe dar. Mit dem VEMAGS Verfahrens-Modul fallen diese Verlustzeiten zum Gewinn der Behörden und somit der Antragsteller weg. Über die integriete Statusanzeige kann der Antragsteller seine Kommunikations- und Regiekosten reduzieren (Zeit des Disponenten, Fax- und Telefongebühren etc.). Er kann im System seinen Antrag über die komplette “Lebenszeit” hinweg verfolgen. Diese Tracking ist aus dem Bereich Logistik heute nicht mehr wegzudenken und für einer der vielen Beweise für die Kunden- und Dienstleistungsorientierung von VEMAGS. Transparentes Verwaltungshandeln nutzt allen Verfahrensbeteiligten.

Kosten

Neben den bereits vorhandenen Kosten für einen Internetzugang (der Verband BSK verteilt sein Newsletter ausschließlich in elektronischer Form über das Netz) fallen keine Aufnahmegebühren etc. an. Die Bundesländer haben die Entwicklung des Systems bereits finanziert und werden diese Kosten nicht durch die Systemnutzer refinanzieren. Da die GebOSt lediglich einen Rahmen darstellt, der durch die unteren Straßenverkehrsbehörden per Satzung (= kommunales Recht) mit Leben gefüllt wird, können wir als Projektleitung hierzu keine Aussage treffen.

Routing

Bereits im VEMAGS Verfahrens-Modul ist eine Karte sowie ein Routing integriert, mittels derer der Antragsteller seinen Fahrtweg erfassen und mit der Antragstellung an die Behörde übergeben kann.

Fahrzeugdaten/Fuhrparkverwaltung

Jeder Verfahrensbeteiligte sieht in VEMAGS grundsätzlich nur das, was er sehen darf. D.h. dass Antragsteller nur ihre eigenen Anträge sehen und Behörden nur die Anträge sehen und bearbeiten können, wenn Sie für den Fahrtweg/Geltungsbereich zuständig sind und vom Antragsteller (nur die Erlaubnis- und Genehmigungsbehörden) oder die vorangegangene Behörde im Verfahren beteiligt wurden. Jeder Antragsteller kann seine Fuhrpark mit VEMAGS verwalten und abgespeicherte Fahrzeugkombinationen bzw. Achskonfigurationen bei der Antragstellung hinzuziehen, damit diese Daten nicht jedesmal neu erfasst werden müssen. Diese Daten müssen Sie sich als “geschützten” Bereich des Dateninhabers vorstellen. Nur er hat Zugriff auf diese Daten. Parallel dazu können die Antragsteller über die XML-Schnittstelle sich bei ihnen im Einsatz befindliche Fuhrparkverwaltungsmodule innerhalb ihrer Vorsystemsoftware weiterhin nutzen.

Ausnahmegenehmigungen nach § 70 StVZO

Die Unterstützung hierfür wird als ein späteres Modul von VEMAGS realisiert und befindet sich bereits in der Konzeption, da es sich hierbei um eine sinnvolle Abrundung des Gesamtsystems VEMAGS handelt.

Erforderlicher Nutzungsgrad

Das Verfahrens-Modul von VEMAGS bringt den Partnern Antragsteller und Erlaubnis-/Genehmigungsbehörde bereits soviele Vorteile, dass sich schon allein für diese beiden die Nutzung von VEMAGS lohnt. Je mehr am System beteiligt sind, desto größer ist der Nutzen aller. Daher ist es selbstverständlich, dass uns alle Nutzer von VEMAGS willkommen sind, zumal alle Verfahrensbeteiligten mit ihren Erfordernissen aufgrund ihrer jeweiligen speziellen Aufgabe voll und ganz durch VEMAGS unterstützt werden.

Anbindung von Behörden ohne Internetzugang

Behörden ohne Internetzugang können aus dem System VEMAGS heraus per Fax angesprochen werden.

Zusammenführen der Stellungnahmen und Teilstreckenablehnungen

Dabei hält sich VEMAGS an die gesetzlichen Vorgaben. Mit dem System können die dann erforderlichen Schleifen im Prozess bzw. die Hinweise an neu oder nicht mehr betroffene Behörden gesteuert werden.

Befristung von Bescheiden

Üblicherweise sind heute drei Monate “Standard”. Jede Bescheid erstellende Behörde kann jedoch hiervon abweichen. Dies ist jedoch keine Frage von VEMAGS, sondern ist vielmehr aus Kundensicht zu betrachten. Aus Sicht eine Anhörungsbehörde stellt es sich für uns so dar, dass je kürzer die Zeiträume sind, um so größer wird der Druck auf den Antragsteller, der ja wiederum in einem Binnenverhältnis zu seinem Auftraggeber steht. Durch die bei zu kurzen “Geltungsdauern” bei Terminverschiebungen notwendigerweise entstehenden Fristverlängerungen erhöhen für die stellungnehmenden Behörden den Bearbeitungsaufwand.

Übermittlung der Bescheide

Der Bescheid über eine Erlaubnis nach § 29 (3) oder einer Ausnahmegenehmgung nach § 46 (1) Nr. 5 StVO stellt eine Verwaltungsakt dar und ist somit durch das Verwaltungsverfahrensgesetz streng geregelt. Wie heute bleiben die Übermittlung per Post, Fax oder Abholung bei der Behörde zulässig. Zudem ergibt sich durch die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur die Möglichkeit, den Bescheid per PDF an den Antragsteller zu übermitteln. Der Antragsteller kann für sich entscheiden, ob er aktiv durch das System VEMAGS über eine Bescheid informiert wird oder diese regelmäßig im System selbst abholt. Die qualifizierte elektronische Signatur ist per Gesetz die einzige zulässige Möglichkeit eine Unterschrift plus Dienstsiegel der Behörde rechtssicher abzubilden.

Zwang zur Nutzung von Signatur

Obwohl die qualifizierte elektronische Signatur viele Vorteile bietet, widerspricht es der VEMAGS-Philosophie deren Nutzung vorzuschreiben. Vergleichen Sie hierzu den elektronischen Pass, der uns als Bundesbürgern auch keine Signatur vorschreiben wird. Trotzdem verschließt sich VEMAGS dieser Technologie nicht.

EU

VEMAGS war durch die Projektleitung VEMAGS aufgrund Einladung des Bundesverkehrsministeriums in der EU-Expert Group for “Abnormal Road Transports” vertreten. die EU-Mitgliedstaaten haben hierin eine Selbstverpflichtung aufgenommen, innerhalb von drei Jahren elektronische Verfahren einzuführen. Durch VEMAGS hält die Bundesrepublik Deutschland weitaus früher als geplant ihre Zusage ein. Zu erwähnen ist hierbei auch das ESTA-Schwarzbuch, d.h. eine Standardisierung des Antragsformulars. Außerdem führen wir Abstimmungsgespräche mit den Skandinavischen Staaten sowie den Alpen-Anrainern. Hier sind die Projekte VIKING und Corvette-FIMSAA zu nennen. Wie Sie wissen, machen Großraum- uns Schwertransporte nicht an Zuständigkeitsgrenzen halt – dies gilt auch für unsere Staatsgrenzen in einem zusammenwachsenden Europa. Die Teilnahme am Kongress Advancing eGovernment im Rahmen der EU-Ratspräsidentschaft der BRD durch das Projekt VEMAGS unterstreicht die Wichtigkeit des Themas. Endlich haben wir alle zusammen es geschafft, die berechtigten Anliegen und Interessen aller Verfahrensbeteiligten Dank VEMAGS ins öffentliche Bewusstsein rücken zu können.

Weitere Entwicklungsmöglichkeiten

Es zeichnen sich bereits viele Weiterentwicklungsmöglichkeiten wie z.B. das Vorlesen der Bescheide während der Fahrt durch elektronische Systeme ab. VEMAGS bietet hierzu die Verteilerdrehscheibe für Daten und die sichere Kommunikationsinfrastruktur. Wir freuen uns, neben der Vorführung des VEMAGS-Prototpyen – also eine Vorführung des Lifesystems im derzeitigen Entwicklungsstandes – und der Freischaltung des Internet-Auftrittes innerhalb der eGovernment-Strategie Deutschland-Online (gemeinsames Vorhaben des Bundes, der Länder und der Kommunen) auch die Perspektiven des Systems VEMAGS mit den Nutzern zu erörtern.

Allgemeine Hinweise
Informationen für NRW

Gesonderte Informationen zur VEMAGS-Nutzung in NRW entnehmen Sie bitte der Internetseite www.vemags.nrw.de .

Begriffserläuterungen:

Anwender: Organisation, die in VEMAGS Verfahrensbeteiligter (als Kontrollinstanz, Verwaltungshelfer) ist.

Benutzer: Einzelne Person, die für ihre Anwender (Unternehmen, Behörde, Polizei) entsprechend ihrer Rolle im System VEMAGS arbeiten kann.

Primärbenutzer: Spezieller Benutzer (Administrator) eines Anwenders, der über seine zugeordneten Rollen per default alle funktionalen Rechte seines Anwenders besitzt. Der Primärbenutzer hat das Recht, Berechtigungen an Benutzer zu vergeben, weitere Benutzer seiner Organisation anzulegen, etc.

Antragsteller: Transporteure, Speditionsunternehmen, Bundeswehr, Privatpersonen, Landwirte etc. und Serviceunternehmen, die lediglich die Transporteure unterstützen

Erlaubnis-/ Genehmigungsbehörde (EGB): Örtlich zuständige Verkehrsbehörde, die die Federführung bei der Bearbeitung eines Antrags übernimmt. Anhörungen werden von ihr initiiert und koordiniert und Bescheide erstellt.

Anhörungsbehörde (AB): Örtlich zuständige Verkehrsbehörde, durch deren Zuständigkeitsbereich der beantragte Transportweg geht / deren Gebiet in einen Flächenantrag fällt.
Sie wird eingeschaltet, wenn sie durch eine EGB aus einem anderen Bundesland oder eine eigene AB (in Baden-W.) angehört wird. Weitere Anhörungen werden von ihr initiiert und koordiniert und deren Ergebnis zu einer Ge-samtstellungnahme aggregiert.

Anzuhörende Stelle (AZH): Weitere Behörden und Organisationen, die im Rahmen des Anhörungsverfahrens zur Abga-be einer Stellungnahme aufzufordern sind. Dazu zählen u.a.
Straßenbaulastträger (SBLT): Straßenbauverwaltungen, die Deutsche Bahn, Wasser- und Schifffahrtsdirektionen,
Straßenverkehrsbehörden (StVB) nach StVO oder Zuständigkeitsverordnung, Polizei, Feuerwehr etc.

Kontrollbehörde: hier nur Polizei in ihrer Rolle als Kontrolleur des ruhenden und fließenden Verkehrs.

Zugangsdaten für eine Person, aber mehrere Sachbearbeiter?

Wenn Sie ein Mal Zugangsdaten für VEMAGS erhalten haben, können Sie als Organisation beliebig viele Mitarbeiter anlegen. Sie können auch weitere Primärbenutzer erstellen, die wiederum weitere Kollegen in VEMAGS einpflegen können.

Anlegen eines Benutzers

Dazu müssen Sie nach dem Anmelden unter Administration auf der linken Seite die Funktion “Benutzer anlegen” wählen”. Dort können Sie die Daten eingeben und wählen, ob der Nutzer Primärnutzer sein soll oder nicht.
So können Sie alle Personen in VEMAGS einpflegen, die Sie in VEMAGS benötigen.

Rollenvergabe an neue Benutzer

Wenn Sie wie oben beschrieben einen neuen Nutzer angelegt haben, gibt es mehrere Optionen für die Rechtevergabe:
Wenn Sie vor dem ersten Speichern den Haken bei Primärbenutzer setzen, bekommt der Benutzer alle vorhandenen Rollen des Anwenders, z.B. alle Rechte für ‘Antragsteller’ oder bei einer EGB/AZH diese beiden Rollen. Ist der Benutzer kein Primärbenutzer, so müssen Sie Ihm nach dem Speichern Rollen zuweisen Wenn Sie keinen Primärnutzer anlegen, müssen Sie nach dem Eingeben der persönlichen Daten dem Nutzer oder der Nutzerin noch eine Rolle über “Rolle zuordnen” zuweisen.
ACHTUNG: Wenn Sie einen Benutzer nach dem ersten Speichern durch Setzen des Hakens zum Primarbenutzer machen, bekommt er NICHT mehr automatisch alle Rechte des Benutzers zugewiesen.

Doppelte Benutzernamen

Nein, ein Benutzername kann nur ein mal in einer Organisation vergeben werden.

Fragen und Antworten für Antragsteller
Keine Freischaltung trotz Registrierung

Es ist vom System her vorgesehen, dass Ihre ausgewählte Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde (EGB) Sie für VEMAGS freischaltet. Dies dient zur Verifizierung, da die Seite zur Registrierung für jeden zugänglich ist. Es sollen jedoch nur Firmen in VEMAGS arbeiten, die Groß- und Schwertransporte beantragen möchten. VEMAGS ist ein Angebot der Bundesländer und des Bundes an alle Verfahrenbeteiligten. Es gibt keine Verpflichtung für Kreise und Kommunen, an VEMAGS teilzunehmen. Deshalb kann es sein, dass Ihre Erlaubnis- und Genehmigungsbehörde noch nicht an VEMAGS teilnimmt. In diesem Fall können Sie bei Bedarf, z.B. wenn Sie häufig Anträge an verschiedene EGBs stellen, auf Nachfrage von den Landesbeauftragten für VEMAGS freigeschaltet werden. Eine Liste der an VEMAGS teilnehmenden EGBS wird in Kürze auf unter der Rubrik Registrierung veröffentlicht.

Ändern der voreingestellten EGB

Bei der Registrierung wählen Sie eine EGB aus, die Sie freischalten soll. Diese wird zukünftig als Voreinstellung bei neuen Anträgen eingesetzt, kann jedoch im Zuge der Antragserstellung geändert werden. Wenn Sie eine andere EGB als Voreinstellung wünschen, können Sie die EGB unter dem Punkt “Anwenderdaten pflegen” ändern. Die Möglichkeit, jegliche andere EGB in Deutschland für einen Antrag zu wählen bleibt Ihnen selbstverständlich erhalten. ACHTUNG: Wenn Sie einen Kreis auswählen, z.B. Minden-Lübbecke, erhalten Sie anschließend eine Auswahl aller im Kreis verfügbaren EGBs wie Bad Oeynhausen, Espelkamp etc. Hier kann es leicht zu Fehlern kommen, denn da die Sortierung nicht nach Größe, sondern alphabetisch erfolgt, können statt des gewünschten Kreises auch unbeabsichtigt kleinere Städte gewählt werden. Ebenso ist dies von Bedeutung, wenn ich bewusst eine kreisangehörige Stadt als EGB suche.

Fragen und Antworten für Behörden
Angehörte Stellen einsehen

Für einige Fälle kann es von Bedeutung sein, eine Liste der ebenfalls angehörten Stellen zu sehen. Diese Liste kann über die Funktion “Antrag/Bescheid suchen” eingesehen werden. Wenn Sie den betreffenden Antrag mit einer der dort gegebenen Möglichkeiten suchen, erhalten Sie einen Antrag oder eine Liste von Anträgen. Nach der Auswahl des gewünschten Antrags sehen Sie unten die Liste der Anhörungen, über die + Zeichen können eventuelle Unteranhörungen sichtbar gemacht werden.

Begründung einer ablehnenden Stellungnahme

Wenn Sie eine negative Stellungnahme abgeben müssen, kann es sinnvoll sein, dieses näher zu erläutern. Hierzu können Sie die Auflage 36 aus den Auflagen für den gesamten Geltungsbereich nutzen. Wie auch sonst bei einer Stellungnahme wählen Sie hinzufügen, wählen die Auflage 36 aus und geben die Begründung ein. Anschließend speichern und die Begründung ist hinzugefügt.

Einarbeiten einer Stellungnahme für meinen Geltungsbereich

Um unter der Überschrift NRW im Bescheid Ihre Kommune oder Ihren Kreis mit spezifischen Auflagen einzufügen, müssen Sie im Rahmen des Anhörungsverfahrens eine Anhörung an die eigene Behörde richten. Vom System her bearbeiten Sie diese genauso wie externe Anhörungen. Hier geben Sie die Auflagen für Ihr Kreisgebiet ein. Die Auflagen, die Sie im Bescheid hinzufügen, erscheinen unter der Überschrift: Gesamter Geltungsbereich.

Starten neuer Anhörungen nach erstelltem Bescheid

In bestimmten Situationen können auch bei beschiedenen Anträgen neue Bescheide erforderlich werden. Hierfür können auch neue Anhörungen einzelner Partner nötig werden (z.B. Verlängerungen bei unterschiedlichen Zustimmungszeiten, nachträglichen Streckenänderungen, etc.). Dazu sollte man den Knopf ‘Neue Bescheidversion hinzufügen’ nutzen, denn grundsätzlich können zu einem Bescheid keine Anhörungen mehr gestartet werden. Nach dem Anlegen der neuen Bescheidversion werden jedoch die erforderlichen Knöpfe wieder freigegeben, die Anhörungen hinzugefügt werden. Dabei ist zu beachten, dass alte Anhörungen erst storniert werden müssen, bevor die gleiche Behörde noch mal angehört werden kann. Man kann also die Behörden mit der Befristung mit dem gleichen Aktenzeichen wieder anhören. Man fügt nur noch die neue Anhörung mit den anderen alten zusammen (Änderungen wurden bis jetzt in ROT dargestellt) und erstellt endgültig die nächste Version, gibt frei und stellt zu — fertig ist die Verlängerung. Dadurch ergibt sich eine neue Versionsnummer des Bescheides(Version 2007000xxx_02; 2007000xx_03 usw.), um die verschiedenen Bescheide trennen zu können.

Anhören von Nicht-VEMAGS-Nutzer

Wenn Sie einen Anhörungspartner aus der Liste wählen, der nicht an VEMAGS teilnimmt, versendet VEMAGS automatisch ein Fax an diese Organisation. Dieser wird Ihnen per Fax antworten. Dieses Fax können Sie entweder in VEMAGS unter Ihrer Stellungnahme einpflegen oder einscannen und als Anhang hinzufügen. In diesem Fall sollten Sie jedoch in einer Auflage 36 auf die Anlage hinweisen. Sie können sich die Arbeit erleichtern in dem Sie die zu beteiligenden Organisationen, die nicht an VEMAGS teilnehmen, bitten per E-Mail zu antworten. Wenn Sie ein Fax zurück erhalten, müssen Sie unbedingt diese Unteranhörung manuell abschließen (in der E-Akte), damit für alle Beteiligten in VEMAGS ersichtlich ist, dass die Anhörung abgeschlossen ist. HINWEIS: Insbesondere in der Anfangsphase von VEMAGS kann es dazu kommen, dass Faxnummern von Beteiligten falsch eingepflegt worden sind. Wenn also ein Fax von VEMAGS nicht seinen Empfänger erreicht, melden sie dies bitte an vemags@strassen.nrw.de , wenn möglich mit Angabe der Faxnummer und ggf. eines Ansprechpartners.

Erkennen von Faxnutzern

Bei dem Stellen eines Antrages oder dem Weiterleiten einer Anhörung kann ich keinen deutlichen Unterschied erkennen. Bei Faxbehörden geht der Status sofort in Bearbeitung (inBe), bei VEMAGS-Nutzern erstmal in weitergeleitet (weit). Über die Funktion “Anwender suchen” kann man sich jedoch Daten zu einem Anwender anzeigen lassen. Hier ist unter anderen vermerkt, ob der Anwender Faxanwender ist. Diese Abfrage funktioniert nur innerhalb eines Bundeslandes!

Einarbeiten von Fax-Stellungnahmen

Es ist sinnvoll, die Anhörung an die eigene Behörde als letztes zu bearbeiten. Hier können dann die Auflagen, welche per Fax kamen, wie eigene eingeben werden und bei der Bescheiderstellung in der Reihenfolge entsprechend dem Fahrtweg angeordnet werden.

Fehlende Anhörungspartner bei den anzuhörenden Stellen

VEMAGS befindet sich im Aufbau. Es sind schon viele Dienststellen in NRW in der Anhörungsliste aufgeführt, aber sie ist wahrscheinlich nicht vollständig. Wenn Sie weitere Anhörungspartner haben, die Ihnen nicht angeboten werden, können diese durch die Landesbeauftragten erfasst werden. Bitte senden Sie hierzu eine E-Mail an vemags@hsvv.hessen.de . In dieser Mail müssen mindestens der Name der Organisation und die Faxnummer enthalten sein. Wünschenswert wäre darüber hinaus die Adresse. Wenn Sie uns einen Ansprechpartner benennen, werden wir diesen über die Vorteile einer VEMAGS-Nutzung informieren. Vielleicht können Sie sich dann schon bald das Nacherfassen seiner Stellungnahmen sparen.

Erstellen einer Gesamtstrecke mit allen Änderungen

(Tipp: Klappt auch zur Übernahme anderer Texte) Wenn Sie im Bescheid zur Übersichtlichkeit für den Antragsteller die eingegangenen 12er Auflagen zusammenfassen wollen, ohne alles abzutippen, gehen Sie wie folgt vor: Bitte wählen Sie “Bescheid hinzufügen”, nach dem ersten Speichern des Bescheides erhalten Sie den Knopf “Entwurf drucken”. Damit erzeugen Sie ein PDF, welches alle Stellungnahmen enthält. Wenn Sie nun in VEMAGS die Schaltfläche “Hinzufügen” bei Auflagen für den gesamten Geltungsbereich wählen und hier die Auflage 12 anklicken, können Sie per Copy&Paste aus dem parallel geöffneten PDF alle Auflagen kopieren. Das Ausdrucken als PDF ist an fast allen Stellen in VEMAGS möglich und stellt in Zusammenhang mit Copy&Paste eine wichtige Funktion dar, um Inhalte anderer zu Übernehmen.

Das Feld “Anzahl Fahrten” nimmt keine Wörter an

Heute wird häufig bei Dauergenehmigungen in dem Feld ‘mehrere’ eingetragen. Das Feld ist in VEMAGS als Zahlenfeld definiert, eine Eingabe von Text ist nicht möglich. Für eine Dauergenehmigung sollte das Feld leer gelassen werden, denn eine Anzahl der Fahrten ist auf Grund der Genehmigungsart nicht zu ermitteln. Aus dem Zusammenhang Dauer und Anzahl der Fahrten leer wird, deutlich, dass sich die Fahrtenanzahl nicht bestimmen lässt, also analog zu ‘mehrere’ oder ‘viele’ zu sehen ist. Das Feld ist aufgrund verschiedener Plausibilitäten und Auswertungen ein Zahlenfeld.

Eingabe eines Aktenzeichens als EGB

Eine EGB muss häufig ein eigenes Aktenzeichen vergeben. In VEMAGS ist dies aktuell möglich, wenn Sie in der e-Akte den Knopf “Antragsdaten für Antragsteller ändern” nutzen. Sie können dann ein Aktenzeichen in das dafür vorgesehene Feld einfügen. Das Aktenzeichen wird dann auch in der CSV-Tabelle ausgegeben, die Sie aus VEMAGS exportieren können.

Anhänge zu einem Antrag einsehen

Wenn Anhänge zu einem Antrag vorhanden sind wird dies in der E-Akte als Symbol angezeigt. Wenn Sie diese Anhänge als AB oder AZH betrachten wollen, können Sie die Antragsdaten in der E-Akte aufrufen (in der Zeile unter ‘Antrag gem. §§ 44, 46 und 47 StVO’) oder in der ‘RGST Formularansicht’.

Integration von Gebührendaten in einem Bescheid

Bei der Erstellung eines Bescheides werden die Gebühren und Auslagen eingetragen. Um dem Antagsteller mitzuteilen, wie er den Betrag begeleichen soll, müssen mindestens noch Kontoverbindungen und ein Kassenzeichen oder eine Rechnungsnummer mitgegeben werden. Für die Kontoverbindungen bietet sich eine Eingabe im Zusammenhang der Rechtsbehelfsbelehrung an, da Sie auch nicht antragsbezogen wechseln. In der PDF Datein für den Rechtsbehelf, der unter “Anwenderdaten pflegen” hochgeladen werden kann und dann jedem Bescheid automatisch angefügt wird, geben Sie neben dem Rechtsbehelf auch die Kontoverbindungen Ihres Anwenders an. Bei der Erstellung eines Bescheides können Sie ‘Hinweise zum Bescheid’ eingeben. Hier können Sie ein antragsbezogenes Kassenzeichen sowie ein Zahlungsziel eingeben. Eine Hilfe kann hier die Formulierung eines Satzes in einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm darstellen, der per copy&paste eingefügt wird. Die Exceltabelle kann auch bei Bedarf natürlich auch weitere Funktionen übernehmen.

Umgang mit Fahrtwegänderungen

Wenn eine von mir angehörte Stelle einen Fahrtweg ändert, wird diese automatisch unter dem betreffenden Namen der Behörde in meine Stellungnahme integriert. Es kann erforderlich sein, eine erneute Anhörung zu starten, wenn sich aus den Änderungen andere Betroffenheiten ergeben. Da der Angehörte die Stellungnahmen der anderen nicht sehen kann, ist es unbedingt erforderlich, die Änderung vor der Anhörung in das entsprechende Feld zu kopieren. Wichtig: Wenn man als Behörde eine Fahrtstrecke ändert und dies nur im Rahmen von Anhörungen in das Feld “Geänderter Fahrtweg” einträgt, wird dies nicht in den Auflagen sichtbar. Mann sollte immer wenn man selbst Eintragungen in dieses Feld vornimmt, parallel schon eine Stellungnahme erzeugen und eine 12er Auflage mit gleichem Inhalt einfügen.

Gerade freigeschaltet und schon Anhörungen in Bearbeitung?

Wenn Sie zu der Zeit, als Ihre Behörde noch Faxanwender war, Anhörungen über VEMAGS erhalten haben, sind diese im Ordner Anhörungen auf Ihrer Startseite hinterlegt. Die dort aufgeführten Anhörungen müssten Sie auch als Fax erhalten haben. Für den Fall wird folgendes Vorgehen empfohlen: Rufen Sie die Anhörung auf und geben Sie eine zustimmende/ablehnende Stellungnahme ab, je nach Antwort auf die Originalstellungnahme. In einer Auflage 36 sollten Sie zusätzlich auf eine bereits erfolgte Faxantwort hinweisen. Sie können auch mit dem Anhörungsgeber, i.d.R eine Bezirksregierung, ein anderes Vorgehen abstimmen, wie z.B. eine generelle, kommentarlose Zustimmung oder Ablehnung. WICHTIG: Wenn Sie die Anhörung noch nicht bearbeitet haben, antworten Sie bitte über VEMAGS!!!

Fragen und Antworten für die Polizei
Zwei Mal Zugangsdaten für die Polizei

Als Dienststelle der Polizei erhalten Sie zwei Mal Zugangsdaten zu VEMAGS. Einmal können Sie sich damit als Kontrollbehörde anmelden (KB, Anwenderkennung: xxxxxKy), einmal als Anzuhörende Stelle (AZH, Anwenderkennung xxxxxBy). Diese Trennung ergibt sich aus den völlig unterschiedlichen Funktionen. Anzuhörende Stellen gibt es auch viele außerhalb der Polizei, z.B. die WSA oder Straßen.NRW. Die Funktion Kontrollbehörde wird nur für die Polizei vergeben. Als Kontrollbehörde kann ich nur jeweils einen Bescheid über die Eingabe des Bescheididenten sehen. Alle mit VEMAGS gefertigten Bescheide können eingesehen werden, so lange der Ident bekannt ist.

Erste Schritte

Wenn Sie Zugangsdaten erhalten haben, können Sie sich mit diesen in der jeweiligen Funktion einloggen. Anschließend sollten Sie Ihre Persönlichen Daten und die Daten der Behörde überprüfen. Dazu müssen die Funktionen Benutzerdaten- bzw. Anwenderdaten pflegen genutzt werden. Hier können Sie auch das Standartpasswort durch ein eigenes ersetzen. Anschließend können über die Funktion “Benutzer anlegen” alle Nutzer angelegt werden, die in Ihrer Behörde in der jeweiligen Funktion arbeiten. Die Kontrollbehörde umfasst nur wenige Rechte und ist hauptsächlich für Personen mit Auskunftsfunktion gedacht. Die Funktion AZH ist für den Verkehrsbereich, der Groß- und Schwertransporte bearbeitet. Sie können beliebig viele Benutzer und auch weitere Primärbenutzer anlegen (Erläuertungen der Begriffe siehe unten). Unter der Rubrik Links befindet sich eine Verbindung zu den Benutzerhandbüchern. Grundsätzlich sind diese unter www.vemags.de unter dem Reiter Anwendungen zu finden.

Es gibt eine weitere Bescheidversion

Als Kontrollbehörde kann es vorkommen, dass Sie einen Bescheid mit der Versionsendung _01 prüfen und in der Ansicht weitere Bescheidversionen angezeigt werden. Hierbei ist es wichtig, die Art der weiteren Versionen zu beachten. Ist es ein Aufhebungsbescheid, verlieren vorhergehende Bescheidversionen ihre Gültigkeit. Ist es ein Bescheid, der in der Genehmigung ist, jedoch noch nicht zugestellt, so handelt es sich z.B. um eine Verlängerung. Die vorhergehenden Bescheidversionen gelten weiter (solange Ihre Gültigkeit nicht abgelaufen ist o.ä.).